|
Niniejszy załącznik uzupełnia podrozdział 7.6 na temat kontraktów
konsultingowych. Kontrakty te mogą przybrać różne formy i zawierać różną
ilość detali. Warto zdawać sobie sprawę z różnic w prawodawstwie różnych
krajów i w praktykach dotyczących zawierania umów w ogóle, a szczególnie
kontraktów na świadczenie usług profesjonalnych. W przypadku kontraktów
międzynarodowych klient i konsultant muszą uzgodnić, które prawo znajduje
zastosowanie; zwykle jest to prawo kraju klienta. W wyjątkowych i
usprawiedliwionych przypadkach konsultant i klient mogą zgodzić się
stosować prawo kraju konsultanta.
Konsultant może zostać poproszony o przyjęcie standardowej
formy i warunków kontraktu stosowanych przez klienta. Sytuacja taka
zachodzi jeżeli zadanie jest częścią programu finansowanego przez agencję
wspierania technicznego lub bank rozwoju oraz jeśli prace wykonywane są
dla klientów sektora publicznego.
W innych przypadkach konsultant będzie mógł wykorzystać własną
formę kontraktu lub też opracować kontrakt w porozumieniu z klientem. Aby
wspierać swoich członków, niektóre stowarzyszenia konsultantów
przygotowały standardowe klauzule kontraktu lub wskazówki dotyczące
warunków kontraktu, odzwierciedlające doświadczenie branży.
W każdym przypadku zalecamy skorzystanie z pomocy prawnika w
kwestii formy kontraktu, jaka ma być użyta, oraz w zakresie nadzwyczajnych
klauzul, które mają być zawarte w kontrakcie i zostały zasugerowane albo
przez klienta, albo przez konsultanta.
Komentarze, które przedstawiamy poniżej, są ułożone zgodnie z
listą kontrolną zamieszczoną w ramce 7.5.
1. STRONY
KONTRAKTU
Należy wyjaśnić bez wątpliwości nie tylko, kto podpisuje kontrakt (oraz
jego unieważnienie, poprawki itp.), ale również – kto będzie podejmował
operacyjne decyzje dotyczące postępu prac, zmian w planie pracy i zmian
osobowych w zespołach oraz rezultatów. W rzeczywistości w większości
organizacji mamy do czynienia z kilkoma rodzajami „klientów”, na co
zwróciliśmy już uwagę w podrozdziale 3.3. Kontrakty dotyczące wsparcia
technicznego są zwykle podpisywane przez agencję finansującą usługi,
jednakże prawdziwym klientem jest organizacja otrzymująca tego typu
wsparcie. Jakie będzie pełnić role i jakie będzie miała prawa w zakresie
przygotowania i wdrożenia kontraktu?
2. ZAKRES
ZADANIA
W tym fragmencie opisane są prace, jakie mają zostać wykonane, cele, jakie
mają zostać osiągnięte, ramy czasowe i rozmiar prac. Mimo że jest to
podstawowa część kontraktu, jej znaczenie jest często umniejszane. Wielu
konsultantów uważa, że ich celem powinno być podpisanie kontraktu nawet,
jeżeli zakres prac nie został dokładnie określony i może być postrzegany w
inny sposób przez klienta i konsultanta. Ich credo to: po co martwić się
szczegółowym opisem prac i planami, jeżeli dobrze wiadomo, że w końcu
klient i tak będzie chciał czegoś innego? Elastyczność w przypadku
konsultanta jest bardzo cenną zaletą, jednakże brak precyzji określenia,
co powinno zostać zrobione i osiągnięte, bardzo utrudnił życie wielu
konsultantów i klientów.
3.
RAPORTY I DOKUMENTACJA
W tej sekcji opisano konkretne dokumenty i raporty,
które konsultant będzie przekazywać klientowi w trakcie trwania i na
zakończenie realizacji zadania. Tutaj również można uniknąć wielu
nieporozumień dzięki uściśleniu informacji dotyczących charakteru
dokumentów, jakie otrzyma klient. Co to jest „raport”? Co rozumiemy przez
„kompletną dokumentację dotyczącą programu szkoleń dla menedżerów
sprzedaży”?
Nie należy wymagać zbędnych raportów pisemnych. Zajmują one czas
zarówno konsultanta, jak i klienta, a nie wpływają na zmianę trybu
zadania. Z drugiej strony, należy docenić rolę częstych i krótkich spotkań
dotyczących przeglądu postępu prac.
4. WKŁAD
KONSULTANTA I KLIENTA
Wkład konsultanta w zadanie obejmuje wszystko, co
konsultant musi dostarczyć w ramach kontraktu. Dotyczy to nazwisk (i CV)
konsultantów operacyjnych, nazwisk wspólników i innych seniorów
odpowiedzialnych za kierowanie zadaniem, systemów zarządzania i innego
rodzaju know-how, które ma być dostarczone klientowi. Należy jasno
określić, jakiego typu usługi będą świadczone w ramach uzgodnionej opłaty,
a za co trzeba będzie dodatkowo zapłacić. Na dodatkowe odpłatne usługi
klient będzie musiał wyrazić wcześniej zgodę.
Poza tym nie powinny istnieć żadne
niejasności w kwestii zmiany uzgodnionych świadczeń (kiedy i w jakich
warunkach firma konsultingowa ma prawo oddelegować innych konsultantów do
zadania, kiedy i w jaki sposób klient może poprosić konsultanta, aby
zastąpił osoby przypisane do projektu). Jeżeli klient dokonał wyboru nie
tylko firmy konsultingowej, ale również konkretnej osoby wewnątrz tej
firmy, pogląd klienta powinien być decydujący w przypadku tego typu zmian.
Wkład ze strony klienta (czas poświęcony
zadaniu przez personel kierowniczy bądź techniczny, wsparcie
administracyjne) jest bardzo często uznawany za pewnik i definiowany w
sposób bardzo ogólny. W przypadku zadań wdrożeniowych konsultanci nie
naciskają z reguły wydłuża na terminową i pełną realizację świadczeń
obiecanych przez klienta. Praktyka ta wydłuża czas trwania i zwiększa
koszty wielu zadań i prowadzi do poważnych rozbieżności. Klient nie jest
dostępny, konsultant kontynuuje realizację zadania po to tylko, aby w
końcu dowiedzieć się, że klient nie tylko nie jest zadowolony z
rezultatów, ale nawet ich nie akceptuje.
5. OPŁATY
I WYDATKI
Rozdział 26 zawiera dostatecznie dużo komentarzy na
temat pożądanych i niepożądanych procedur i praktyk wystawiania rachunków
i ustalania cen usług. Podczas sporządzania projektu kontraktu należy
jasno określić stosowaną formułę opłat, szacowaną lub uzgodnioną całkowitą
kwotę należności, warunki, w jakich stawka opłat może ulec zmianie, oraz
wszelkie wydatki, które będą pokrywane oddzielnie.
6.
PROCEDURA WYSTAWIANIA RACHUNKU I PŁATNOŚCI
Procedury te także opisaliśmy dokładnie w rozdziale 26.
Kontrakt powinien określać warunki, jakie muszą być spełnione w przypadku
wymagania zaliczki, płatności cząstkowych i płatności końcowej, czyli na
przykład rodzaje raportów, jakie muszą zostać dostarczone i przyjęte,
zapisy czasu, jakie muszą być okazane, czy sposób przedstawiania rachunku.
7.
ODPOWIEDZIALNOŚĆ ZAWODOWA
Z zasady konsultant będzie stosował się do kodeksu
etycznego i kodeksu zachowania profesjonalnego swojej firmy konsultingowej
lub swojego stowarzyszenia konsultingowego (i załączy ten kodeks do tekstu
kontraktu). W razie konieczności kontrakt może również zawierać specjalne
klauzule na temat konfliktów interesów, jakich należy uniknąć, lub
działań, od których konsultant zgadza się powstrzymać.
8. PRAWA
AUTORSKIE
Konsultanci coraz częściej korzystają z metodologii i
materiałów szkoleniowych objętych prawami autorskimi. Kontrakt określi
warunki, na jakich materiały te mogą zostać udostępnione klientowi
(ograniczone wykorzystanie w ramach firmy klienta, zakaz reprodukcji,
opłata za wykorzystanie itp.).
Prawa autorskie dotyczące materiałów stworzonych jako
część zadania są traktowane w różny sposób i stanowią podstawę do
negocjacji. Niektórzy klienci uważają, że wszelkie prawa autorskie do prac
powstałych za ich pieniądze należą do nich. Inni klienci chcą mieć
możliwość wykorzystania tych materiałów na użytek własny w ramach swojej
organizacji, ale zgadzają się, że prawa autorskie powinny należeć do
konsultanta (szczególnie jeśli materiały nie są produktem wspólnej pracy
konsultanta i klienta).
9.
ODPOWIEDZIALNOŚĆ PRAWNA
Jak już zaznaczyliśmy w podrozdziale 6.5,
odpowiedzialność prawna jest dość nowym zjawiskiem w kontraktach
konsultingowych, a w wielu tekstach kontraktów nie ma żadnych odnośników
do jakiejkolwiek odpowiedzialności. Jednakże kwestia odpowiedzialności
powinna zostać poddana poważnym rozważaniom, a konsultant może życzyć
sobie lub zostać zmuszony do wykupienia ubezpieczenia od odpowiedzialności
prawnej. Zachodzi to zwłaszcza w przypadku, gdy udzielane porady mają
poważny wpływ na decyzje klienta, lub gdy konsultant projektuje i
dostarcza systemy, których funkcjonowanie wywrze silny wpływ na operacje
klienta (szczególnie w przypadku konsultingu dotyczącego technologii
informatycznej).
10.
WYKORZYSTANIE PODWYKONAWCÓW
Wykorzystanie podwykonawców przez firmę konsultingową
może podlegać autoryzacji w przypadku niektórych kontraktów, a klient może
życzyć sobie wybrać warunki decydujące o tego typu wykorzystaniu.
11. ZERWANIE
LUB REWIZJA
Po pierwsze, kontrakt będzie zawierał szczegółowy opis
kroków, jakie muszą być podjęte w związku z zakończeniem zadania, łącznie
z wypełnieniem wszystkich zobowiązań przez każdą ze stron oraz
dostarczeniem i przyjęciem wszystkich raportów i dokumentacji.
Po drugie, w kontrakcie może być sformułowanie pozwalające klientowi
zerwać kontrakt w każdym momencie bez podania powodów. Czasami na
zrywającego umowę nałożony będzie obowiązek dokonania tego na piśmie z
odpowiednim wyprzedzeniem (powiedzmy tydzień w przypadku prostych zadań
doradczych dla zarządu, ale 30-60 dni w przypadku poważniejszych
konsultacji inżynieryjnych) lub/oraz klient może być zmuszony wypłacić
konsultantowi odszkodowanie (np. opłaty za jeden miesiąc pracy plus 20
procent pozostałych opłat). Jeżeli klient chce zerwać kontrakt z powodu
mało satysfakcjonujących działań konsultanta, musi przestrzegać
szczegółowej procedury (wyjaśnić pisemnie swoje powody, prosić o odpowiedź
i natychmiastowe działanie itp.), a wtedy nota informująca może być
przedłożona z mniejszym wyprzedzeniem.
Po trzecie, konsultant musi również mieć możliwość wycofania się z
kontraktu w określonych okolicznościach, np. jeżeli klient nie uiszcza
opłat lub jeżeli zawiesił działania na określony. Kontrakt powinien
przewidywać procedurę, jakiej musi przestrzegać konsultant. Jeżeli klient
ogłosił bankructwo, konsultant może zwykle zerwać kontrakt bez
uprzedzenia.
Jeżeli chodzi o rewizje, kontrakt może określać daty i warunki
okresowych rewizji mających na celu odzwierciedlenie zmiany okoliczności i
potrzeb klienta oraz procedurę dotyczącą nieplanowanych rewizji
zasugerowanych przez którąkolwiek ze stron.
12. KWESTIE
SPORNE
Z zasady kontrakty konsultingowe określają arbitraż dla
rozstrzygania spraw, których nie można rozwiązać polubownie. Strony
kontraktu zgadzają się na określone zasady arbitrażu oraz instytucję, do
której zwrócą się w razie zaistnienia takiej sytuacji.
13. PODPISY I
DATY
Należy jasno określić, którzy przedstawiciele klienta i
konsultanta mają prawo do podpisania kontraktu i poprawek, rachunków oraz
innego rodzaju korespondencji formalnej a także wiążących prawnie
zobowiązań dotyczących akceptacji i wypełnienia postanowień kontraktu.
Bardziej szczegółowe informacje są dostępne w
następujących źródłach:
- M. Kubr: How to select and use
consultants: A client’s guide, Management Development Series, nr 31 (Genewa,
ILO, 1993);
- Bank Światowy: Sample form of contract
for consultants’ services (Waszyngton DC, 1989) i Consultants’
services: Lump sum remuneration (Waszyngton DC, czerwiec 1995);
- Unia Europejska: General conditions
for CEC public service contracts applicable in the PHARE programme (Bruksela,
n.d.);
- Międzynarodowa Federacja Inżynierów
Konsultingowych (FIDIC): The White Book Guide, with other notes and
documents for consultancy agreements (Lozanna, 1991).
|
