|
Jeżeli jesteś użytkownikiem usług konsultingowych lub potencjalnym
użytkownikiem, z pewnością chętnie przejrzysz ten załącznik. Dziesięć
przykazań podsumowuje w telegraficznym skrócie najważniejsze kwestie
(nie sekwencję kroków), których musisz być świadomy. Konsulting daje dobre
rezultaty, jeśli konsultanci są kompetentni w zakresie świadczenia usług
klientom, a klienci są kompetentni w zakresie korzystania z usług
konsultantów.
- Zdobądź wiedzę o konsultingu i konsultantach!
- Zdefiniuj swój problem!
- Zdefiniuj swój cel!
- Wybierz konsultanta!
- Opracuj wspólny program!
- Aktywnie współpracuj ze swoim konsultantem!
- Włącz
konsultanta w proces wdrożenia!
- Monitoruj postępy!
- Oceń
rezultaty i konsultanta!
- Nie
uzależniaj się od konsultanta!
A teraz
przyjrzyjmy się znaczeniu każdego przykazania.
1. ZDOBĄDŹ WIEDZĘ O KONSULTINGU I KONSULTANTACH!
Konsulting zarządczy jest młodą, ale dynamicznie i szybko rozwijającą się
profesją. Możesz być pewien, że znajdziesz konsultanta dla każdego
problemu z dziedziny biznesu, jaki tylko przyjdzie ci do głowy. Ale kim są
ci konsultanci? Jak pracują? Czy są naprawdę tak dobrzy, jak się często
słyszy? Chcesz uzyskać odpowiedzi na wszystkie te pytania? Nie czekaj do
ostatniego momentu przed zatrudnieniem konsultanta! Zdobądź wiedzę o
konsultingu i konsultantach i spróbuj zostać dobrze poinformowanym
klientem, który zna scenę konsultingu w zakresie zarządzania i biznesu!
- Książka ta przeznaczona jest również dla klientów. Opisuje
ona, jak pracują konsultanci (szczególnie część I i II oraz wybrane
rozdziały części III), jak reklamują swoje usługi (rozdział 25),
pobierają opłaty za usługi (rozdział 26), zarządzają zadaniami (rozdział
27), gwarantują jakość (rozdział 28). Być może zechcesz także sięgnąć po
inne publikacje na temat konsultingu (załącznik nr 11).
- Istnieją specjalne publikacje na temat wyboru i
wykorzystania konsultantów. ILO opublikowało podręcznik uzupełniający do
tej książki pod tytułem: Jak wybrać doradcę: Przewodnik dla klienta.
- Przeczytanie tej książki to nie wszystko. Porozmawiaj ze
znajomymi biznesmenami, przejrzyj periodyki i gazety dotyczące
zarządzania, weź udział w spotkaniach stowarzyszeń zarządczych lub/oraz
konsultingowych, poproś te stowarzyszenia o informacje, śledź wiadomości
na temat konsultingu.
- Krytykowanie konsultantów jest bardzo modne. Upewnij się, że
otrzymujesz takie krytyczne informacje, nie osądzaj jednak konsultingu na
podstawie kilku złośliwych artykułów.
- Najważniejsze to wiedzieć, kto jest kto. Spróbuj zgromadzić
informacje na temat konsultantów (firm i jednostek), którzy mogliby cię
zainteresować: jaką reprezentują specjalizację i podejście, dla kogo
pracowali, jaką cieszą się opinią, czy stać cię na ich wynagrodzenie?
2. ZDEFINIUJ SWÓJ PROBLEM!
Celem konsultingu jest pomoc klientom w rozwiązywaniu ich problemów
związanych z biznesem i zarządzaniem. Jeśli nie masz żadnych problemów,
nie potrzebujesz konsultanta. Dlatego też powinieneś być przekonany, że
twoja organizacja ma problem, który wymaga interwencji konsultanta.
- Zdefiniuj swój problem w możliwie najbardziej precyzyjny
sposób. Co jest źle lub co złego się stało? Jak chcesz to naprawić?
Dlaczego potrzebujesz konsultanta – jesteś pewien, że razem ze swoimi
ludźmi nie jesteś w stanie rozwiązać problemu?
- Poszukaj nowych możliwości. Zamiast naprawiać stare
niedociągnięcia i błędy, konsultant może pomóc ci rozwinąć nowy rodzaj
działalności, wejść na nowe rynki, zmobilizować nowe zasoby i zwiększyć
twoją przewagę nad konkurencją.
- Jeśli pomysł wykorzystania konsultanta pochodzi od twoich
pracowników, którzy szukają twojej akceptacji, poproś ich o dokładne i
precyzyjne zdefiniowanie problemu i powodów. Nie przyjmuj powierzchownych
i ogólnych usprawiedliwień!
- Staraj się, aby definicja problemu była otwarta: konsultant
tak czy tak przeprowadzi własną diagnozę, która może wykazać, że twoja
pierwotna definicja problemu była subiektywna, wąska lub niekompletna.
Końcowa definicja problemu musi być wspólnym dziełem klienta i
konsultanta.
3.
ZDEFINIUJ SWÓJ CEL!
Zadaniem konsultacji będzie rozwiązanie twojego problemu, ty jednak
powinieneś spojrzeć na ten problem z szerszej perspektywy. Jaki jest cel
rozwiązywania problemu? Co chcesz osiągnąć? Co zyska twoja organizacja?
Twoje cele powinny być sformułowane jako konkretne założenia dla
konsultacji: cele operacyjne i cele edukacyjne.
- Pamiętaj, że konsultant może interweniować na wiele różnych
sposobów. Zastanów się, czego chcesz od konsultanta w zakresie planowania
i wdrażania zmian w twojej organizacji. Informacji, których ci brakuje?
Porady eksperta odnośnie do twojej decyzji? Nowego systemu
informatycznego? Poprawy atmosfery w organizacji? Zwiększenia produkcji i
sprzedaży? Wyższej rentowności? Każdy z tych wyborów będzie wymagał innej
metody interwencji i innego rozmiaru usług konsultingowych. Twoje cele
operacyjne będą odzwierciedlać wybór, jakiego dokonasz.
- Twoje cele edukacyjne są równie ważne, jeśli nie ważniejsze.
Wiele razy zostało powiedziane, że efektywny konsulting pomaga klientom
nauczyć się czegoś na podstawie własnych doświadczeń i doświadczeń
konsultanta. Określ, czego chcesz się nauczyć i w jaki sposób chciałbyś
uczyć się w trakcie zadania. Będzie to twój cel edukacyjny.
- Spisz swoje cele, próbując zrobić to możliwie jak
najbardziej precyzyjnie. Bądź elastyczny i przygotuj się na
przedefiniowanie swoich celów po rozmowie z konsultantem lub po otrzymaniu
jego propozycji, a nawet po rozpoczęciu pracy. Konsultant może pomóc ci
przedefiniować twoje cele w twoim własnym interesie.
4.
WYBIERZ KONSULTANTA!
Wybór odpowiedniego konsultanta jest sprawą bardzo ważną, ale niełatwą.
Wymaga informacji, efektywnej procedury selekcji, umiejętności oceny
konsultanta – i cierpliwości. Zawsze istnieje ryzyko – ale odpowiednie
podejście do procedury doboru sprawi, że będzie ono minimalne. Twoim celem
jest wybranie odpowiedniego konsultanta dla twojej organizacji i dla
problemu, który ma twoja organizacja i ty. Będziecie musieli rozumieć się
i ufać sobie i lubić razem pracować. Pamiętaj: to ty wybierasz
konsultanta, a nie konsultant ciebie!
- Podejdź do wyboru konsultanta bardzo poważnie. Nigdy nie
angażuj kogoś, „kto właśnie był pod ręką” i jest łatwo dostępny, lub
kogoś, kto przysłał ci pełen pochlebstw list lub elegancką broszurę
promocyjną, chyba że jesteś absolutnie pewien, iż jest to wybór idealny.
- Stwórz listę konsultantów, dokładnie rozważ wszystkich
kandydatów, których nazwiska wpisałeś na tę listę, uzyskaj informacje na
temat ich umiejętności, poprzednich klientów i zadań, sprawdź ich
referencje, zasięgnij informacji od znajomych biznesmenów, stowarzyszeń
konsultingowych i z jakichkolwiek innych źródeł.
- Spróbuj zastosować rygorystyczną (co nie znaczy sztywną czy
biurokratyczną) procedurę selekcji, łącznie ze skalą ocen propozycji i
kwalifikacji konsultantów. Dokonaj wyboru tak obiektywnego, jak to tylko
możliwe, aby zminimalizować ryzyko pomyłki. Udoskonalaj procedurę na
podstawie doświadczenia.
- Nigdy nie oddawaj zlecenia poważnych rozmiarów w ręce
nieznanego konsultanta. W miarę możliwości przetestuj nowych konsultantów
na mniejszych i krótszych zadaniach. Nie płać nieznanemu konsultantowi
zaliczki na poczet nie wykonanej jeszcze pracy.
- Upewnij się, że wybierasz nie tylko firmę konsultingową, ale
również indywidualnych konsultantów zatrudnionych w tej firmie (mogą to
być ludzie inni niż ci, którzy przyszli do ciebie z propozycją).
Konsultanci muszą odpowiadać osobowościom w twojej organizacji w tym samym
stopniu, co znać się na problemach technicznych.
- Jeśli twój konsultant jest sponsorowany przez projekt
wsparcia technicznego lub fundację, upewnij się, że ty będziesz miał
decydujący głos w wyborze. Konsultant będzie pracował dla ciebie, a nie
dla sponsora. Bezpłatne usługi konsultingowe mogą kosztować cię bardzo
dużo, jeżeli nie masz nad nimi kontroli!
5.
OPRACUJ WSPÓLNY PROGRAM!
Konsultant,
którego wybrałeś, może być najlepszy, nie jest jednak twoim pracownikiem,
a jego obecność i interwencja będą źródłem niezwykłej sytuacji w twojej
organizacji. Staranne planowanie i przygotowanie zadania jest
koniecznością.
- Przejrzyj szczegółowo wraz z konsultantem otrzymane
propozycje, zadawaj pytania, sugeruj poprawki w zakresie podejścia i planu
pracy.
- Wyjaśnij rolę swoją i konsultanta, styl konsultingu, jaki ma
być stosowany, i odpowiedzialność za wszystkie etapy zadania. Kto co
będzie robił? Jak ty i twoi ludzie będziecie współpracować z konsultantem?
Czy jesteś pewien, że konsultant nie będzie wykonywał prac, które mogą
wykonać twoi ludzie (może to ograniczyć koszty i przyspieszyć realizację)?
- Dojdź do porozumienia w sprawie wdrożenia programu pracy,
harmonogramu i terminów, których należy dotrzymywać, wymiernych i
możliwych do skontrolowania rezultatów, które mają zostać osiągnięte,
raportów, jakie mają być dostarczone, oraz sesji kontrolnych, które będą
odbywać się w najważniejszych momentach realizacji zadania.
- Uzgodnij stronę finansową jasno i jednoznacznie: formułę
naliczania i poziom wynagrodzenia, pokrywane wydatki, formę i
częstotliwość płatności.
- Podpisz kontrakt z konsultantem w formie stosowanej w twoim
środowisku biznesowym. Wykorzystaj pisemną formę kontraktu. Ogranicz
wykorzystanie umów ustnych do mniejszych prac i do konsultantów, których
doskonale znasz i którym całkowicie ufasz.
6.
AKTYWNIE WSPÓŁPRACUJ ZE SWOIM KONSULTANTEM!
Nowoczesna koncepcja konsultingu zarządczego podkreśla aktywną
partycypację klienta na wszystkich etapach realizacji zadania. Zarówno
najlepsze mózgi ze strony konsultanta, jak i ze strony klienta są
niezbędne, by projekt zakończył się sukcesem. Ale twoje zaangażowanie nie
następuje automatycznie – wymagany jest prawdziwy wysiłek, szczególnie że
zadanie konsultingowe jest dodatkowym elementem normalnych codziennych
prac trwających w twojej organizacji.
- Powiedz swoim ludziom o obecności konsultanta; przedstaw
konsultanta wszystkim ludziom, którzy powinni go poznać.
- Zadbaj, aby właściwi ludzie byli dostępni we właściwym
czasie. Nie zyskasz nic przeznaczając pracownika drugiej jakości do
współpracy z bardzo kompetentnym doradcą.
- Udostępnij wszystkie informacje związane z zadaniem i
potrzebne konsultantowi (nie musisz dzielić się poufnymi informacjami nie
mającymi związku z zadaniem).
- Znajdź sposoby udoskonalenia projektu zadania, zwiększenia
swojego udziału i podniesienia efektywności konsultanta – pracuje on dla
ciebie, więc ostateczne korzyści będą twoje.
- Pamiętaj jednak, że współpraca nie oznacza irytowania
konsultanta, trzymania go za rękę, spoglądania mu przez ramię, opóźniania
decyzji dotyczących jego propozycji i uniemożliwiania mu kontynuowania
pracy. Jeśli takie jest twoje nastawienie, nie korzystaj z usług
konsultanta.
7. WŁĄCZ
KONSULTANTA W PROCES WDROŻENIA!
Uniwersalnym problemem konsultantów i klientów jest fakt, że zbyt wiele
zadań kończy się bez implementacji. Raporty wyglądają obiecująco – ale czy
to może być wdrożone? Czy nowy program będzie działał? Czy jesteśmy w
stanie spowodować, że zadziała? Czy osiągniemy nasz cel? Niektórzy
konsultanci byliby bardzo zadowoleni, gdyby mogli opuścić klienta bez
wdrożenia propozycji. Prawdziwi profesjonaliści dbają jednak o wdrożenie i
przykro im, gdy nie mogą w nim uczestniczyć i wynieść z niego nauki.
- Postanów sobie, że twoi konsultanci zawsze będą brać udział
we wdrożeniu.
- Wybierz stopień i formę zaangażowania konsultanta, tak aby
odpowiadały twojej organizacji. W większości przypadków będziesz miał
kilka możliwości.
- Jeśli martwisz się kosztami, zaangażuj konsultanta w
mniejszym zakresie: ty wdrażasz, ale konsultant pomaga rozpracować nowe
schematy i jest dostępny, jeśli pojawią się problemy.
- W każdym przypadku unikaj wdrożenia przez konsultanta bez
udziału twoich pracowników.
8.
MONITORUJ POSTĘPY!
Istnieje wiele powodów, dla których rzeczywisty tok zadania
konsultingowego może odbiegać od wstępnie uzgodnionej wersji. Ponieważ
jest to twoje zadanie i to ty chcesz osiągnąć konkretne rezultaty, w twoim
interesie leży staranne monitorowanie postępów i podejmowanie działań
korekcyjnych, zanim będzie za późno.
- Twoje monitorowanie ujawni, czy konsultant:
- rozumie twoją organizację;
- obrał
właściwy kierunek techniczny;
- działa
jak prawdziwy profesjonalista (z prawością, taktem, poświęceniem,
skutecznością);
- udziela się w wystarczającym stopniu w trakcie zadania;
- nie
staje przed nieoczekiwanymi przeszkodami;
- nie
bierze udziału w starciach i konfliktach z twoimi pracownikami;
- ma
szansę na osiągnięcie uzgodnionych celów.
- Monitoruj własne wyniki działalności:
- Czy
dotrzymujesz swoich zobowiązań?
- Czy
nadążasz za tempem konsultanta?
- Czy
twoi ludzie pomagają konsultantowi, ignorują go, utrudniają mu pracę?
- Zwracaj szczególną uwagę na ducha współpracy, który powinien
istnieć w trakcie zadania!
- Nie pomijaj finansowych aspektów waszej współpracy:
- Czy
konsultant regularnie wystawia ci faktury?
- Czy
faktury są jasne i prawidłowe?
- Czy
płacisz bez opóźnienia?
- Czy
zadanie zmieści się w uzgodnionych ramach finansowych?
- Wnioski z monitorowania powinny zostać przedyskutowane z
konsultantem; należy podjąć wspólne decyzje w zakresie wymaganych
poprawek.
9.
OCENIAJ REZULTATY I KONSULTANTA!
Wiele zadań kończy się w dziwny sposób. Konsultant odchodzi z organizacji,
raport został dostarczony i zaakceptowany, rachunki zapłacone i wszyscy
wydają się zadowoleni. Jednak klient nie potrafi naprawdę powiedzieć, czy
zadanie warte było zachodu oraz czy uzyskane korzyści usprawiedliwiają
poniesione koszty. Nie wyniesiono żadnej nauki dla przyszłych zadań ani
dla możliwości ponownego skorzystania z usług tego samego konsultanta.
- W twoim interesie leży ocena każdego zadania na podstawie
faktów i danych liczbowych, a nie powierzchownych wrażeń i komentarzy
(„konsultant był fajnym facetem, wszyscy go lubiliśmy”).
- Oceń osiągnięte rezultaty. Co się zmieniło? Czy zmiany są
trwałe? Ile będą cię kosztować? Jakie problemy wciąż są nierozwiązane?
- Oceń konsultanta. Czy dostarczył to, co obiecał? Czego
mogłeś się od niego nauczyć? Czy współpraca z nim była ekscytującym
doświadczeniem? Czy skorzystasz ponownie z jego usług?
- Spisz swoją ocenę. Konsultant może skontaktować się z tobą
ponownie lub inni ludzie z twojej organizacji będą chcieli dowiedzieć się,
w jaki sposób działał, kiedy pracował z tobą. Informacje tego typu muszą
być dostępne dla twoich kolegów i następców!
- Oceń własne podejście. Czy dobrze się spisałeś w tym
zadaniu? Czy nabyłeś nowe umiejętności w zakresie pracy z konsultantami?
Czy wykorzystujesz ich w sposób efektywny? Co powinieneś udoskonalić w
sobie?
10. NIE
UZALEŻNIAJ SIĘ OD KONSULTANTA!
Być może zarówno ty, jak i twoi ludzie docenialiście obecność konsultanta
w waszej organizacji. Jednakże cel konsultingu wykracza poza fachowe
doradztwo na rzecz twojej organizacji w zakresie radzenia sobie z
bieżącymi problemami. Każde zadanie powinno zwiększać twoje umiejętności i
niezależność w radzeniu sobie z problemami w przyszłości. Uzależnienie się
od konsultanta może być symptomem bardzo niezdrowej sytuacji!
- Nie przekazuj konsultantowi każdej decyzji, która leży w
zakresie twojej odpowiedzialności i którą ty musisz podjąć.
- Nie przyzwyczajaj się do tego, że konsultant zawsze jest w
pobliżu i możesz mu powierzyć każdą skomplikowaną sprawę.
- Nie zwracaj się do konsultantów ponownie z tym samym
zadaniem: ty i twoi pracownicy powinniście nauczyć się, jak radzić sobie z
tym problemem.
- Rozwiń wewnętrzne zdolności konsultingowe dla celów radzenia
sobie ze sprawami, dla których ekspert zewnętrzny jest niepotrzebny lub
które wymagają bardzo dokładnej wiedzy z zakresu twojej organizacji.
- Nie wrzucaj wszystkiego do jednego worka – zróżnicuj swoje
źródła pozyskiwania zewnętrznego doradztwa! Ale utrzymuj kontakt z
konsultantem, którego praca była doskonała.
Dziesięć przykazań nie nauczyło cię, jak wykorzystywać
konsultantów, ale podkreśliło główne aspekty wyboru konsultanta i
współpracy z nim. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat konsultingu,
poczytaj o nim i porozmawiaj z ludźmi, którzy zatrudniali już
konsultantów. I wypróbuj to – na początku na małym zadaniu, ale dotyczącym
prawdziwego, a nie fikcyjnego problemu.
Kiedy już ty i twoja organizacja staniecie się prawdziwymi
ekspertami w dziedzinie współpracy z konsultantami, być może uznasz za
stosowne zdefiniowanie swojej polityki w zakresie korzystania z usług
konsultantów i innych profesjonalistów. Dziesięć przykazań zawiera
pewne wskazówki w tym zakresie, ale ty z pewnością zastosujesz własną
politykę, która będzie odzwierciedleniem twoich unikatowych potrzeb i
doświadczeń. |
