TECHNOLOGIA INFORMATYCZNA W FIRMACH KONSULTINGOWYCH

31.4. INFORMACJE NIEZBĘDNE DLA MARKETINGU USŁUG

W poprzednich podrozdziałach rozważaliśmy sposoby wpływu technologii informatycznych, takich jak ICR lub FTR, na poprawę działania wewnętrznych procesów i procedur firmy konsultingowej. W tym podrozdziale zajmiemy się wykorzystaniem tych udogodnień w celu poprawy umiejętności konsultantów z zakresu marketingu i sprzedaży.

W momencie zainstalowania wyżej opisanych systemów firma zyskuje istotne źródło wartościowych informacji. Księgowość administracyjna i system fakturowania dostarczają bieżących informacji dotyczących aktualnych klientów i działań mających na celu sprzedaż. W tym samym czasie systemy biurowe wspomagające pracę konsultantów pozwalają na efektywne i właściwe wyselekcjonowanie niezbędnych informacji z bazy danych firmy.

Do tych technik możemy teraz dodać produkty dostępu do informacji, które są już wykorzystywane przez duże firmy konsultingowe. Poprzez łączenie baz danych z tego typu produktami uzyskujemy możliwość łatwego dostępu i wyodrębnienia informacji zarówno usystematyzowanej, jak i niesystematycznej. Użytkownicy mogą uzyskać dostęp do szczegółów dotyczących wszystkich prowadzonych prac, złożonych ofert i spotkań marketingowych organizowanych z konkretnym klientem. W rezultacie spotkania z klientem można prowadzić z pełną świadomością wszelkich aspektów dotyczących sprzedaży bezpośrednio lub pośrednio.

Łącząc informacje odnoszące się do klientów w ramach konkretnego sektora rynkowego, można zidentyfikować tendencje w zakresie najważniejszych produktów, schematów dokonywania zakupów itp., co ułatwia skoncentrowanie wysiłków marketingowych na kluczowych obszarach potrzeb klienta. Poza tym informacje odnoszące się do dowolnych kwestii związanych z zadaniem mogą być szybko rozpowszechniane, co umożliwia bardziej doświadczonym konsultantom włączenie się w rozwiązanie problemu, zanim stanie się on ważki.

Kiedy firma posiada już wszelką niezbędną techniczną infrastrukturę, a konsultanci stają się świadomi walorów wynikających z dzielenia się informacją i jej wykorzystywania, stosowanie takich systemów w dziedzinie konsultingu zyskuje na wartości, co w efekcie prowadzi do ich popularyzacji.

Kolejny istotny aspekt to fakt, że coraz więcej zadań firmy konsultingowe zdobywają na drodze przetargów. Oczekiwania klienta w odniesieniu do jakości oferty i sposobu jej prezentacji ciągle rosną. Konsultanci muszą wykorzystywać technologię w celu zapewniania klientom efektywnych materiałów marketingowych i handlowych:

• Zaawansowane przetwarzanie tekstu i publikacje pulpitowe oraz łączenie tekstu z grafiką to elementy wzbogacające ofertę lub raport.
• Pakiety rysunkowe wykorzystywane są do prezentacji na przeźroczach do raportów.
• Systemy komputerowe zastępują slajdy podczas prezentacji.
• Końcowe wyniki diagnozy lub innego rodzaju studium konsultingowego mogą zostać zaprezentowane w formie wideo. Na przykład w procesie planowania (konsulting architektoniczny i środowiskowy aktywne modele nowych struktur mogą być generowane w celu oceny ich oddziaływania na widzów.

Dodatkowym narzędziem marketingowym dostępnym obecnie jest coraz popularniejsza sieć www[7]. Firmy wykorzystują Internet w celu zwiększenia własnej świadomości rynkowej, a także w celu uzyskania informacji na temat usług, jakie same oferują. Istnieje już możliwość połączenia sieci www i narzędzia LOTUS, co stwarza szansę połączonego wykorzystania informacji wewnętrznych i zewnętrznych.

31.5. REALIZACJA KORZYŚCI

Komputery są obecnie najistotniejszym elementem pracy firmy konsultingowej i stanowią główne źródło redukcji kosztów własnych, poprawy organizacji pracy i tworzenia nowych dziedzin działalności. Jeżeli ma być zrealizowany całkowity potencjał tkwiący w informatyzacji firmy, a koszty maksymalizowane, zarządzanie infrastrukturą komputerową i jej rozwój musi odbywać się na poziomie przedsiębiorstwa. Technologia informatyczna oferuje wartość, bez względu na rozmiar firmy. W tej części rozdziału omówimy kwestie związane z efektywnością działania i zarządzaniem w dużych firmach. W sekcji 31.6 skoncentrujemy się na dziedzinach, w których małe firmy konsultingowe i indywidualni konsultanci mogą wyciągnąć korzyści z technologii informatycznej.

KOMPUTERYZACJA - AKTYWA KORPORACYJNE

Aż do dzisiaj wydatki związane z komputeryzacją firmy były rozdzielane na różne dziedziny odpowiedzialności. Kluczowe korzyści, jakie można uzyskać z IT, wynikają z możliwości dotarcia do informacji i jej wymiany w firmie i poza nią. Jednakże ta pokaźna inwestycja nie przyniesie zbyt wielu efektów, jeżeli nie zostaną wydane dyrektywy odgórne, jako że może wypłynąć wiele kwestii związanych z kompatybilnością, spójnością i integralnością danych, ich interpretacją, własnością i zarządzaniem nimi. Mechanizmy zarządzania korporacyjnego muszą działać właściwie, aby umożliwić wdrożenie odgórnych dyrektyw w celu pełnej realizacji potencjału wynikającego z inwestycji w sprzęt komputerowy i oprogramowanie.

Zakres, w jakim można wykorzystać technologię informatyczną, zależy w zdecydowanym stopniu od rozmiaru i charakteru firmy konsultingowej. Schemat 31.1. przedstawia sposoby zastosowania IT w firmach o różnych rozmiarach.

REALIZACJA ZARZĄDZANIA KORPORACYJNEGO

Zarządzanie technologią informatyczną należy traktować jako wymóg korporacyjny:

• Trzeba uruchomić mechanizm pozwalający na wykorzystanie dostępnych zasobów w dziedzinach, w których zapotrzebowanie jest najwyższe, w przeciwieństwie do automatycznego sukcesywnego satysfakcjonowania użytkowników zainteresowanych wykorzystaniem IT.
• Trzeba przypisać odpowiedzialność za alokację funduszy i uruchomić mechanizm zapewniający jasność, jednoznaczność i zgodność w zakresie decyzji projektowych wewnątrz organizacji.
• Należy sformułować jasną strategię IT w celu zagwarantowania, że organizacja wdroży systemy w sposób skoordynowany, umożliwiający rozwój i optymalizację korzyści.
• Polityka i programy szkoleniowe firmy muszą zapewniać zdobycie odpowiednich umiejętności i stymulować zainteresowanie konsultantów wykorzystywaniem IT.

Aby osiągnąć te cele, wielkie firmy konsultingowe przyjmują podejście komisyjne lub podejście grupy kontrolnej do zarządzania technologią informatyczną. Grupa kontrolna IT powstaje z menedżerów wyższego szczebla. Reprezentuje ona kluczowe grupy użytkowników łącznie z działami administracji i finansów.

Grupa kontrolna odpowiada za:

• decyzje w kwestii obsadzenia stanowisk związanych z IT i w kwestii budżetu,
• uzgodnienie priorytetowych prac i ogólnych harmonogramów,
• funkcjonowanie jako rada projektowa dla rozpoczętych działań rozwojowych (lub kierowanie odpowiedzialności projektowej na niższy poziom, zależnie od rozmiaru projektu),
• gwarantowanie zainteresowania kwestiami IT na poziomie zarządu.

Osoba stojąca na czele działu informatycznego powinna składać raporty tej właśnie grupie kontrolnej. Dla wszystkich rozpoczętych projektów wyznaczany jest menedżer, który przejmuje odpowiedzialność za sprawozdania dla rady projektowej w kwestii postępu prac. Menedżer projektu nie musi wywodzić się z działu IT. Zależnie od charakteru projektu może być doświadczonym użytkownikiem systemu, członkiem zespołu informatycznego lub zewnętrznym konsultantem. Wszyscy menedżerowie projektów składają raporty radzie projektowej, a menedżer działu IT powinien również podlegać tym prawidłom.

ZAPEWNIANIE WSPARCIA

W momencie kiedy system komputerowy staje się nieodłączną częścią codziennej pracy konsultantów, musi być wspomagany, utrzymywany i ulepszany w miarę wzrostu potrzeb konsultantów. Jednakże wiedza niezbędna do zapewnienia zintegrowanego dostępu do wszystkich administracyjnych, biurowych i zaawansowanych systemów komputerowych firmy nie jest domeną większości konsultantów. W firmie musi istnieć wsparcie techniczne, jeżeli systemy mają być wykorzystywane przez wszystkich pracowników bez względu na ich lokalizację i poziom wiedzy informatycznej.

W tym momencie warto dodać kilka słów przestrogi. W wielu firmach konsultingowych konsultanci musieli całymi latami samodzielnie opanowywać tajniki posługiwania się komputerem. Dzięki temu posiedli oni pewne umiejętności, których potem zazdrośnie strzegli. Wśród tego typu pracowników można napotkać na opór, jako że dostrzegają oni niewiele korzyści w podporządkowaniu się standardom korporacyjnym i pragną kontynuować działalność odrębnie, używając systemów zgodnie z osobistymi preferencjami.

Problem ten można rozwiązać na trzy różne sposoby:

• wskazując indywidualnym konsultantom korzyści wynikające z przyjęcia podejścia korporacyjnego,
• gwarantując, że przyjęcie odgórnych standardów przyniesie konsultantom osobiste korzyści, na przykład automatyczne zabezpieczanie danych osobistych, porady techniczne i inne aspekty dotąd nieosiągalne,
• organizując indywidualne szkolenia, elastycznie dostosowując je do konkretnych wymagań danego konsultanta i preferowanych przez niego metod uczenia.

GWARANCJA TAJNOŚCI

Poza pewnymi kwestiami wewnętrznymi firma konsultingowa musi brać pod uwagę również aspekty zewnętrzne. Techniki komputerowe mogą teoretycznie udostępnić informacje w całej organizacji. Dlatego też należy wziąć pod uwagę potrzebę utajnienia danych. Firmy konsultingowe muszą udowodnić, że ich systemy są w stanie zapewnić tajność posiadanych informacji. Jest to bardzo istotne na przykład w przypadkach udzielania porad finansowych więcej niż jednemu klientowi. Konsultanci muszą umieć zidentyfikować potencjalne konflikty interesów i uniknąć ich dzięki zapewnieniu tajności, prywatności i integralności informacji uzyskanych od swoich klientów.

W firmach, w których technologia informatyczna została wdrożona z wizją przyszłości i wykorzystana jako poważny atut korporacyjny, ma ona w tej chwili szansę stania się głównym czynnikiem wyróżniającym taką firmę i dającym jej możliwość oferowania coraz szerszemu gronu klientów usług specjalistycznych, efektywnych pod względem kosztów i opartych na szczegółowych informacjach.

31.6. TECHNOLOGIA INFORMATYCZNA W MAŁYCH FIRMACH KONSULTINGOWYCH

Małe firmy konsultingowe nie potrzebują skomplikowanych systemów informatycznych, jednak technologia informatyczna jest im niezbędna do prowadzenia działalności na profesjonalnym poziomie. Obecnie, dzięki niskim kosztom komputeryzacji, jest to założenie łatwe do zrealizowania. Poniżej zamieszczamy informacje dotyczące sprzętu osiągalnego w roku 1995. Jako że technologia komputerowa jest dziedziną nieustannie się zmieniającą, czytelnik powinien najpierw uzyskać jak najwięcej informacji, a potem dopiero starać się podjąć decyzję w tej kwestii.

W dzisiejszych czasach żadna, nawet najmniejsza firma konsultingowa nie jest w stanie przeżyć bez systemu informatycznego, jednakże nie ma potrzeby, aby wydała na niego fortunę. Wyposażenie i oprogramowanie opisane poniżej są dostępne już w granicach 3 000 do 6 000 dolarów (ceny z lat 1995–1996).

PODSTAWOWE POTRZEBY W ZAKRESIE SPRZĘTU KOMPUTEROWEGO
I OPROGRAMOWANIA

Podstawowy sprzęt. Podstawowym priorytetem jest zakup komputera o odpowiedniej mocy i możliwościach graficznych; później można pomyśleć o przenośnym komputerze. Konsultant korzystający często z programów przetwarzających tekst i innych aplikacji komputerowych poza biurem być może zdecyduje się na zakup przenośnego komputera od razu bądź też zdecyduje się na równoczesny zakup obu.

Niezależny dealer powinien umieć doradzić w zakresie rozmiaru i wydajności poszczególnych urządzeń, ich systemów operacyjnych, zalet itp. Obecnie dostępny sprzęt komputerowy zawiera procesor, pamięć dynamiczną, kartę graficzną, klawiaturę, myszkę i dysk twardy o danej pojemności.

Systemy operacyjne. Aby komputer mógł pracować, musi mieć zainstalowany jakiś system operacyjny. Obecnie dla PC mamy wybór pomiędzy MS-DOS a MS-Windows (najbardziej popularne), OS/2 lub jednym z systemów operacyjnych Unix – SCO czy Solaris. Macintosh wykorzystuje System 7, inne komputery wersję Unix odpowiednią dla danego sprzętu.

Interfejs graficzny użytkownika. Standardowym interfejsem graficznym użytkownika jest interfejs z myszką. Zapewnia on środowisko przyjazne dla użytkownika, intuicyjne, oraz bardziej produktywne niż poprzednie interfejsy oparte na znakach. Należy pamiętać, że pakiety oprogramowania pochodzące od różnych dostawców będą instalowane w tym samym komputerze, więc powinny one być kompatybilne z wybranym systemem operacyjnym i graficznym interfejsem użytkownika. Należy zasięgnąć porady u niezależnego specjalisty w kwestii zalet i wad danego sprzętu, systemu operacyjnego, interfejsu graficznego itp., aby dopasować go do potrzeb danego konsultanta. Wskazane jest uzyskanie porady od innego konsultanta zarządczego, istnieje jednak ryzyko subiektywizmu wynikającego z osobistych zwyczajów i preferencji oraz ryzyko zdobycia niekompletnych informacji.

Drukowanie. Drukarka laserowa umożliwiająca drukowanie dobrych jakościowo dokumentów jest koniecznością i nie należy unikać tej inwestycji.

Skaner. Skaner nie jest koniecznością, ale może okazać się przydatny przy „wczytywaniu” dokumentów prosto do komputera. Jakość skanerów nieustannie się poprawia. Jeżeli podejmiesz decyzję o kupnie skanera, proponujemy sprzęt z automatyczną podawarką – skanery obsługiwane ręcznie są tańsze, ale mniej efektywne.

CD-ROM. Czytnik CD-ROM jest bardzo cennym dodatkiem do sprzętu. Wiele obszernych baz danych jest już dostępnych na CD-ROM -ach po niskich cenach, a zakres wykorzystania nośników CD nieustannie się zwiększa.

KWESTIE KOMPATYBILNOŚCI I DOKONANIA WYBORU

Wybór komputera i systemu operacyjnego ograniczy w przyszłości wybór pakietów oprogramowania i dodatkowego wyposażenia.

Konsultant musi zdecydować się na pakiety, które będzie chciał zastosować. Podstawowe potrzeby małej firmy konsultingowej to przetwarzanie tekstu, arkusze kalkulacyjne do zarządzania danymi i grafika. Program graficzny będzie pożyteczny dla osób chcących wydać własną broszurę. Wszystkie te programy powinny być kompatybilne, jako że może zaistnieć potrzeba transferu danych między nimi. Należy również wziąć pod uwagę parametry sprzętu używanego przez klientów, którzy mogą zechcieć skorzystać z materiałów stworzonych przez firmę konsultanta i vice versa.

Tak wyposażona mała firma może z powodzeniem konkurować z większymi firmami w zakresie efektywnego wykorzystania technologii informatycznej i tworzenia profesjonalnej dokumentacji bez większych inwestycji czasowych i finansowych.

KOMPUTERYZACJA ADMINISTRACJI

Sprzęt został już zakupiony i pakiet oprogramowania może zostać wykorzystany do celów podstawowego budżetowania, księgowania i zarządzania środkami pieniężnymi. Aby zarządzać danymi klienta, konsultant będzie musiał zakupić dodatkowo program do obsługi bazy danych. Umożliwi mu to przechowywanie danych klienta i łatwy dostęp do tych danych.

Dla większej firmy konsultingowej pożyteczny może okazać się zakup niedużego pakietu oprogramowania obsługującego księgowość, ale dla małej firmy jest to nieopłacalne. Fakturowanie może odbywać się za pomocą edytora tekstu i arkuszy kalkulacyjnych oraz pakietów bazy danych dla danego rekordu. Przepływ środków pieniężnych jest zarządzany za pomocą arkuszy kalkulacyjnych. To zapewnia dostateczną kontrolę nad wszelkimi niezbędnymi danymi.

MARKETING

Nieustanne wyszukiwanie nowych klientów jest szczególnie trudne w przypadku małych firm, których możliwości są ograniczone ze względu na konieczność radzenia sobie z bieżącymi sprawami, a niezdolność do prawidłowego zarządzania nowymi zadaniami niechybnie prowadzi do luk w planie pracy. Tutaj komputer może okazać się bardzo pomocny. Na przykład za pośrednictwem programu bazy danych konsultant opracowuje bazę danych zawierającą 100 potencjalnych klientów. Następnie wykorzystuje profesjonalnego sprzedawcę do przeprowadzania co miesiąc rozmów z tymi potencjalnymi klientami. Baza danych jest ciągle uaktualniana, dodawani są nowi potencjalni klienci, a ci najbardziej niepewni są z niej usuwani.

KOMUNIKACJA

Jeżeli pragniemy komunikować się z zewnętrzną siecią telekomunikacyjną, komputer musi być wyposażony w modem. Modem i jego oprogramowanie umożliwi komputerowi podłączenie się do publicznych i prywatnych usług elektronicznych dzięki publicznej linii telefonicznej. Niektóre modemy posiadają również funkcję wysyłania i odbierania faksów.

Dla małych firm komputerowych własna sieć nie jest rozwiązaniem praktycznym, jednakże wiele firm oferujących usługi sieciowe, takich jak Internet czy CompuServe, udostępnia udogodnienia poczty elektronicznej na bieżąco (w trybie on-line) oraz zapewnia bezpośredni dostęp do finansowych i innych baz danych po korzystnych cenach. Tego typu systemy warto sprawdzić, ponieważ gwarantują one tani i szybki dostęp do danych oraz ich przesył na duże odległości.

Design (c) Studio TN

Copyright (c) 2003 SDG