TECHNOLOGIA INFORMATYCZNA W FIRMACH KONSULTINGOWYCH

31.3. WSPIERANIE PRODUKTYWNOŚCI I JAKOŚCI USŁUG PROFESJONALNYCH

W tej dziedzinie wykorzystanie technologii informatycznej zmieniło się znacząco w ciągu ostatnich pięciu lat:

• dostęp do PC jest aktualnie uważany za standard w przypadku każdego profesjonalisty, tak jak każdy pracownik firmy uważa za standard możliwość korzystania z telefonu;
• wynalezienie przenośnego komputera umożliwia obecnie konsultantom uzyskanie dostępu do danych bez względu na miejsce pobytu;
• dostępność sieci korporacyjnych pozwala na wymianę informacji i opracowanie nowych metod działania opartych na współpracy;
• liczba i funkcjonalność systemów, które mogą zostać zainstalowane na PC, wzrosła znacząco wraz ze wzrostem mocy komputera osobistego.

Poniżej przedstawimy kluczowe dziedziny, w których dzięki zastosowaniu nowych technologii firmy konsultingowe mogą odnieść znaczne korzyści.

PRZETWARZANIE TEKSTÓW

Możliwości w tym zakresie zostały już dawno rozpoznane przez firmy konsultingowe. Inwestowały one w systemy przetwarzania tekstu, aby sprostać zapotrzebowaniom działu zajmującego się przepisywaniem dokumentów. Dokumenty były spisywane ręcznie i przetwarzane albo przez pracowników specjalnego działu, albo przez sekretarki. Konsultanci nanosili poprawki na kopiach roboczych i oddawali dokument do korekty. Tego typu techniki ograniczały znacznie czas potrzebny do przygotowania końcowej wersji dokumentu i wpływały na poprawę jego jakości, jednak z drugiej strony zależało to w dużym stopniu od możliwości zmiany wersji przez konsultanta.

Wynalezienie PC umożliwia obecnie bardziej elastyczne podejście do pracy, jak również wykorzystanie przetwarzania tekstów w sposób korporacyjny. Dokumenty dostarczane na papierze do działu przetwarzania tekstu są wpisywane do komputera i przesyłane konsultantom w formie plików za pomocą poczty elektronicznej, a konsultanci dokonują w nich zmian, korzystając z własnych komputerów.

Większość konsultantów używa swoich komputerów do generowania wersji roboczych raportów. Nabiera to znaczenia w przypadkach, kiedy konsultanci pracują poza główną siedzibą i muszą dostarczać raporty dotyczące swojej pracy szybko i w odpowiedniej formie.

Tego typu podejście polega na kompatybilności między oprogramowaniem, z którego konsultant korzysta na swoim PC, a oprogramowaniem wykorzystywanym centralnie. Nie zawsze jednak te dwa systemy są kompatybilne. Co prawda istnieje możliwość konwersji dokumentów na inne wersje, jednakże nie zawsze przebiega to bez problemów i nie zawsze umożliwia przetworzenie wszystkich niezbędnych szczegółów. Wiele firm konsultingowych jest zmuszonych do zmiany nastawienia do przetwarzania tekstu, aby zapewnić współdziałanie i kooperację pomiędzy pracownikami operacyjnymi a pracownikami wspierającymi.

POCZTA ELEKTRONICZNA

Wynalezienie poczty elektronicznej (e-mail) stanowiącej mechanizm komunikacji i wymiany danych umożliwia powstanie nowych metod pracy. Konsultanci nie muszą już pracować blisko siebie, aby w prosty sposób przekazywać sobie dokumentację.

Firmy wykorzystują obecnie e-mail w celu tworzenia i przeglądu ofert i raportów, redukując w ten sposób czas potrzebny na przesyłanie tekstu, tabeli, grafiki itp. między pracownikami. Sprzyja to również przyspieszeniu procesu oferowania usług.

Przesyłanie poczty elektronicznej między organizacjami jest uważane za standardową metodę komunikacji, a w wielu przypadkach stało się nawet metodą preferowaną. Koncern naftowy ESSO opublikował niedawno broszurę stwierdzającą, że firma ta chciałaby korzystać z e-maila jako metody komunikacji ze swoimi partnerami biznesowymi. Niektórzy nabywcy usług konsultingowych rozsyłają zaproszenia do składania ofert do zainteresowanych firm jedynie za pomocą poczty elektronicznej, a możliwość wykorzystania poczty elektronicznej dla celów komunikacji między kupującym a dostawcą jest dla niektórych nabywców jednym z kryteriów stosowanych w procesie oceniania ofert przetargowych.

E-mail jest używany zarówno w celu zwiększenia szybkości dostarczenia danych jak i rentowności pracy. Firmy prawnicze wykorzystują pocztę elektroniczną, aby uzyskać opinię ekspertów w zakresie międzynarodowych kwestii prawnych bezpośrednio od prawników z danego kraju. Jest to metoda szczególnie skuteczna w przypadku kontaktów między Japonią a Europą, gdzie różnica stref czasowych i problemy językowe utrudniają tradycyjne metody komunikacji, np. za pomocą telefonu. Wiele firm konsultingowych zajmuje się wyłącznie dziedziną technologii informatycznej, a systemy projektowane w Europie i Stanach Zjednoczonych są budowane w różnych częściach Azji przy wykorzystaniu lokalnej siły roboczej. Wszelkiego rodzaju kontakty są wtedy realizowane za pomocą poczty elektronicznej.

PRZETWARZANIE OBRAZU

Koszty systemów graficznych spadły ostatnio do poziomu, który pozwala konsultantom na wykorzystanie technik przetwarzania obrazu na użytek ich własnych organizacji. Główną dziedziną, w której może to znaleźć zastosowanie, jest przechowywanie plików klienta. Zewnętrzna dokumentacja na papierze udostępniona przez klienta jest skanowana do pliku klienta w firmie konsultanta i indeksowana razem z dokumentacją w formie elektronicznej, która została wygenerowana wewnętrznie lub dostarczona mailem czy inną metodą przesyłu plików. Dostęp do odpowiednika „kompletnego segregatora dokumentacji” można wtedy umożliwić drogą elektroniczną.

Zalety tego typu systemów są różnorodne:

• dzięki zwiększonemu zabezpieczeniu, pliki nie mają prawa zaginąć;
• możliwość jednoczesnego dostępu do pojedynczego pliku przez kilka niezależnych osób sprawia, że kilku pracowników firmy może jednocześnie pracować z tymi samymi plikami,
• wymagania związane z zarządzaniem plikami mogą być ustalane automatycznie.

Tego typu udogodnienia są bardzo korzystne w przypadku firm, które pragną uzyskać akredytację typu ISO 9001 lub jej krajowy odpowiednik. Firma konsultingowa może wykazać, że jej dokumentacja jest przechowywana i katalogowana w sposób bezpieczny i łatwo dostępny.

Dodatkową korzyścią płynącą z przetwarzania obrazu jest wykorzystanie techniki ICR[3] – inteligentnego rozpoznawania znaków. Dzięki tej technice obrazy drukowanych (lub nawet niektórych pisanych ręcznie) dokumentów są przetwarzane do formatu plików tekstowych i mogą podlegać obróbce na równi z dokumentacją wewnętrzną firmy.

OPROGRAMOWANIE WSPOMAGAJĄCE PRZEPŁYW CZYNNOŚCI

Oprogramowanie wspierające przepływ czynności nie cieszy się jeszcze popularnością w firmach konsultingowych, jednak potencjalnie może ono wspomagać wiele dziedzin administracyjnych działalności firmy konsultingowej. Jest ono zwykle wykorzystywane w połączeniu z przetwarzaniem tekstów, pocztą elektroniczną i przetwarzaniem obrazu. Technika ta umożliwia automatyzację procedur administracyjnych wspomagających działania operacyjne. Przykłady dziedzin, w których przepływ czynności jest już wykorzystywany przez firmy zarówno sektora publicznego, jak i prywatnego i które mogłyby przysporzyć korzyści firmom konsultingowym, są następujące:

• personel (zarządzanie podaniami o pracę),
• kontrakty (sprawdzanie formy i szczegółowej zawartości kontraktów),
• produkcja i akceptacja raportów,
• akceptacja wydatków.

Technologia opiera się na istnieniu efektywnej infrastruktury biurowej, wykorzystuje połączenie cech przetwarzania tekstu i form oraz pocztę elektroniczną w celu przesyłu danych między użytkownikami. Przyjęcie tej technologii jest ściśle związane z dostępnością komputerów osobistych i efektywnie funkcjonującą siecią.

POCZTA GŁOSOWA

Ponieważ konsultanci bardzo dużo czasu spędzają poza biurem, poczta głosowa stanowi cenny sposób utrzymywania kontaktu z nimi i zapewniania szybkiego i efektywnego przepływu informacji. Obecnie istnieje kilka systemów poczty głosowej zintegrowanych z technologią informatyczną opartą na PC, a ich liczba ciągle wzrasta. Systemy te funkcjonują na zasadzie rozbudowanej „sekretarki automatycznej”, umożliwiając (1) pozostawienie wiadomości, (2) wysłanie odpowiedzi na wiadomość, (3) rozpowszechnianie wiadomości czy też rozsyłanie ich do adresatów ujętych na uprzednio zdefiniowanych listach dystrybucyjnych.

Jako że systemy te są dostępne poprzez sieć telefoniczną, można uzyskać do nich łatwy dostęp bez uciekania się do wyrafinowanej technologii. Konsultanci mogą zalogować się do systemu, będąc na terenie przedsiębiorstwa klienta, w hotelu lub u siebie w domu.

ZEWNĘTRZNE ŹRÓDŁA INFORMACJI

Konsultanci muszą być w stanie wykonywać swoją pracę w sposób szybki i efektowny. Niektóre usługi są dostępne w firmach zewnętrznych, co pozwala konsultantom na wykonywanie pracy bez konieczności przeprowadzania wszystkich badań i zbierania wszelkich informacji samodzielnie. Zakres tego typu usług informacyjnych jest szeroki i ciągle wzrasta. Lista zagadnień, na temat których informacje są dostępne w bezpośrednich centrach informacji, zawiera następujące pozycje:

• prawodawstwo europejskie,
• rozwój technologii informatycznej,
• działalność firm,
• dane dotyczące handlu międzynarodowego,
• wzmianki prasowe na dany temat (przy użyciu haseł i słów kluczy).

PROFESJONALNE PRODUKTY WSPOMAGAJĄCE

Poza standardowym wyposażeniem biurowym opisanym poniżej obecnie opracowywane są systemy na potrzeby konsultacji specjalistycznych.

Systemy informacji geograficznej (GIS)[4] są wykorzystywane do konsultacji z zakresu środowiska i badań rynkowych. Systemy te umożliwiają przypisywanie danych do konkretnych lokalizacji geograficznych i ich odpowiednią analizę. Na przykład wykorzystując połączenie GIS między informacją demograficznych a informacją dotyczącą sieci dróg, konsultanci mogą doradzać w zakresie lokalizacji instytucji tak zróżnicowanych, jak hurtownie i szpitale. Systemy i dane z nimi związane są relatywnie drogie zarówno w zakupie jak i utrzymaniu, ponieważ ich wartość zależy całkowicie od zakresu informacji dotyczących danego regionu geograficznego odpowiedniego dla danego systemu. Dlatego usługi te świadczone są zwykle przez specjalistyczne organizacje, od których konsultanci mogą kupować wymagane informacje, a także niezbędne analizy.

Nowoczesne pakiety planowania komputerowego (CAD[5]), funkcjonujące na PC, są obecnie również dostępne na rynku. W przypadku zadań konsultingowych dotyczących zagadnień inżynieryjnych, projektowych lub logistycznych tego typu techniki są bardzo popularne i uważane już za standardową metodę pracy. Produkt finalny jest także dostarczany do klienta elektronicznie.

Firmy zajmujące się badaniami rynkowymi używają też technik opartych na ręcznej obsłudze PC, kodach kreskowych oraz na sieciowym wyszukiwaniu danych, co umożliwia im gromadzenie danych z publicznych źródeł szybko i dokładnie bez ponoszenia dodatkowych kosztów własnych związanych z transferem informacji z kwestionariuszy na papierze do komputerowych systemów analitycznych.

Jak wspomnieliśmy wcześniej przy omawianiu systemów graficznych, istnieją techniki tłumaczące obraz na format plików tekstowych. Tego typu tekst może być następnie badany przy wykorzystaniu dowolnego wyszukiwania tekstów (FTR[6]), który umożliwia przeszukiwanie plików tekstowych w celu znalezienia konkretnej zbitki znaków w tych plikach. Narzędzie to jest wykorzystywane przez konsultantów na wiele różnych sposobów:

• w biurach rachunkowych i firmach konsultingu finansowego w celu dotarcia do danych związanych z bankructwem w przypadku podejrzeń o defraudację; jest to możliwe dzięki opcji przeszukiwania na podstawie dowolnego hasła (nazwa, wartość) czy też kombinacji haseł;
• do śledzenia skoków giełdowych (techniki ICR); zdolność oprogramowania do wyśledzenia „podobnych wystąpień” umożliwia rozpoznanie wielokrotnych zastosowań;
• dla potrzeb dokumentacji wewnętrznej (raporty, oferty, zapisy spotkań handlowych) firmy; ICR można zastosować w celu rozpoznania wszystkich działań związanych z indywidualnym klientem lub daną gałęzią przemysłu.

Gama produktów i technik opisana powyżej doprowadziła do przekształcenia się technologii informatycznej z mechanizmu wspierającego funkcje administracyjne w dziedzinę, której wykorzystanie umożliwia zasadniczą zmianę profilu pracy wielu profesjonalistów.

W przypadku firm, w których systemy biurowe są obecnie w pełni wykorzystywane, namacalne korzyści odzwierciedlone we wskaźnikach efektywności pracy różnią się między sobą. Wprowadzenie zaawansowanych systemów biurowych, w połączeniu ze zweryfikowaniem metod pracy, powoduje, że stosunek ilościowy specjalistów od konsultingu do pracowników wspomagających wzrasta do 50 procent, w zależności od efektywności struktury wyjściowej i metod działania. Poprawa tego wskaźnika może mieć zasadniczy i bezpośredni wpływ na rentowność działalności firmy konsultingowej.

Design (c) Studio TN

Copyright (c) 2003 SDG