TECHNOLOGIA INFORMATYCZNA W FIRMACH KONSULTINGOWYCH

31.2. WSPARCIE DLA ADMINISTROWANIA BIZNESEM

Technologie informatyczne były początkowo wykorzystywane przez firmy konsultingowe głównie w celu usprawnienia procesów administracyjnych. Podstawowe dziedziny, w których firmy konsultingowe wprowadzały systemy, to zapis czasu pracy i księgowość, w tym fakturowanie klienta. W przypadkach, kiedy firmy konsultingowe zorientowane na konkretny sektor oferowały usługi profesjonalne wymagające dostępu do komputerowego przetwarzania danych (np. zarządzanie portfelem i wyceny, projekty inżynieryjne), opracowywano systemy wspierające tego typu potrzeby. Początkowo systemy te były projektowane wyłącznie na użytek danej organizacji. Obecnie rynek dojrzał toteż systemy centralne, komputery osobiste i zestawy sieciowe mogą zostać zakupione w celu sprostania takim wymaganiom bez konieczności uprzedniego ich zamawiania, „prosto z półki”. Pakiety tego typu różnią się od siebie stopniem złożoności i liczbą poziomów funkcjonalności.

ZAPIS CZASU PRACY

Skomputeryzowane systemy zapisu czasu pracy różnią się od siebie znacząco pod względem stopnia złożoności i zakresu funkcjonalności. Podstawowe funkcje pełnione przez taki system są następujące:

• zapisywanie czasu pracy poświęconego wykonaniu konkretnego zadania,
• zapisywanie stopnia zaawansowania prac,
• kalkulacja kosztów (opłaty wewnętrzne) i przychodów związanych z wykonaną pracą.

Dodatkowo systemy tego typu oferują obecnie funkcje wspomagające zarządzanie projektem (zadaniami):

• przypisywanie wydatków do wykonywanych zadań,
• zapis szacunkowego zapotrzebowania zasobów dla danego zadania,
• przypisywanie konkretnych zadań konkretnym konsultantom,
• sporządzanie raportów na temat wyjątków wskazujących nadużycia związane z danym zadaniem,
• prognozy przepływu środków pieniężnych na podstawie przewidywanego planu pracy i profilu płatności klienta (miesięczny, etapowy itp.),
• dostępność konsultanta.

Systemy zapewniają menedżerom rozbudowane mechanizmy uzyskiwania danych niezbędnych do pomiaru efektywności działań, co zostało opisane w poprzednich rozdziałach. Metody zbierania danych także ulegają zmianom równolegle z coraz powszechniejszym dostępem konsultantów do sieciowych komputerów. Początkowo arkusze czasu pracy były zbierane centralnie i wprowadzane do systemu zapisywania czasu pracy przez urzędników zajmujących się wprowadzaniem danych. Obecnie w większości przypadków indywidualni konsultanci przejmują odpowiedzialność za wprowadzanie własnych arkuszy czasu pracy do systemu, wykorzystując PC jako mechanizm zbierania danych i tym samym eliminując potrzebę centralnego opracowywania danych. Na rynku dostępne są systemy umożliwiające zgranie danych z urządzeń ręcznych do systemu (np. Psion Organizer), redukujące tym samym wysiłek związany z przechowywaniem danych.

KSIĘGOWOŚĆ

Rynek oferuje szeroką gamę pakietów wspomagających fakturowanie klienta i system rachunkowy przedsiębiorstwa. Systemy te, podobnie jak systemy zapisujące czas pracy, różnią się między sobą poziomem zaawansowania. Najwyższy poziom reprezentują pakiety połączone wewnętrznie systemem interfejsów, jak również umożliwiające podłączenie do systemu zapisywania czasu pracy.

Nowoczesne pakiety są generalnie konstruowane przy wykorzystaniu standardowych przemysłowych baz danych, na przykład Oracle i Ingres dla głównych systemów lub produkty takie, jak Foxpro, Clipper i Access dla rozwiązań opartych na PC. Zaletą tego typu podejścia jest fakt, że struktura bazy danych umożliwia użytkownikom dostęp do informacji potrzebnych w danym momencie i zadawanie pytań typu: „Jaki procent naszych klientów pochodzi z sektora przemysłu petrochemicznego i jaka była średnia wartość pracy i zysk ze sprzedaży na tym rynku przez ostatnie dwa lata?”.

Wszystkie ważniejsze metody fakturowania są obsługiwane przez systemy baz danych, łącznie z płatnościami etapowymi i zaliczkami. Systemy księgowania firmy są w stanie sprostać wymaganiom księgowym firm opartych na partnerstwie, a także firm zarówno z sektora prywatnego, jak i publicznego.

Informacje istotne z punktu widzenia zarządzania dostępne w ramach tych systemów zawierają nie tylko standardowe księgowane stopy zwrotu, ale pozwolą też ocenić zyskowność operacji prowadzonych na rzecz indywidualnego klienta. Umożliwi to zarządowi dokonanie przeglądu zysków pochodzących z indywidualnego zadania oraz na alokację sprzedaży i kosztów rynkowych do klienta w celu uzyskania pełniejszego obrazu interakcji z danym klientem. Indywidualnym klientom można nadać atrybuty, na przykład sektor przemysłowy plus rozmiar przedsiębiorstwa, umożliwiając tym samym bardziej szczegółową analizę profilu klientów istniejących i potencjalnych.

ŚWIADCZENIE USŁUG KLIENTOM

W przypadkach świadczenia na rzecz klientów usług wymagających znacznego wykorzystania danych i statystyk, np. w przypadku biegłych rewidentów oferujących porady konsultingowe z zakresu wyceny i zarządzania portfelem, systemy wspomagające tego typu działania były początkowo tworzone na indywidualne zamówienie. Obecnie realizowane są przez pakiety oprogramowania. Dostępność relatywnie taniego oprogramowania wspomagającego umożliwia mniejszym firmom świadczenie usług w dziedzinach, w których uprzednio nie były one konkurencyjne ze względu na poziom umiejętności i środków potrzebnych do ręcznego wykonywania tego typu prac oraz ze względu na niemożliwe do zaakceptowania koszty związane z zakupem oprogramowania.

Design (c) Studio TN

Copyright (c) 2003 SDG